Success Story teilen
Next Level Case Management: Vom Aktenordner zur zentralen Plattform für Rechtsverfahren
Success Story
11. September 2025
Die auf Basis von cplace entwickelte Plattform Case Management Tool Pro (CMTPro) ermöglicht es der Anwaltskanzlei Freshfields, ein Mandat mit zehntausenden gleichzeitig laufenden Verfahren zentral und flexibel zu steuern. Mit dieser Innovation ist der klassisch-analoge Aktenordner endlich Geschichte.
Der Kunde: Freshfields
Freshfields ist eine globale Anwaltskanzlei mit langjähriger Expertise in der gesamten Bandbreite des Wirtschaftsrechts und gehört in diesem Bereich zu einer der international führenden Kanzleien.
Weltweit unterstützen mehr als 2.800 Anwältinnen und Anwälte die bedeutsamsten nationalen und multinationalen Unternehmen, Finanzinstitute und Regierungen dabei, die richtigen Entscheidungen in einer sich rasant verändernden Welt zu treffen.
Für die Lösung der komplexen und geschäftsentscheidenden Fälle ihrer Mandanten setzt Freshfields auf eine Mischung aus hoch motivierten und erfahrenen Rechtsexpert*innen, innovativen Technologien und einem effizienten Projektmanagement.
Die Ausgangslage: Zehntausende Rechtsverfahren gleichzeitig bedeuten sehr viel Papier
Bekannt für die erfolgreiche Bearbeitung anspruchsvollster Fälle übernahm das deutsche Büro von Freshfields ein Mandat, das mehrere zehntausend parallellaufende Einzelverfahren umfassen sollte.
Um die damit einhergehende Masse an Informationen, Daten und Schriftsätzen bewältigen zu können, suchte die Kanzlei nach einer technischen Lösung, die den sehr spezifischen Anforderungen des Mandats Rechnung trägt.
Die wichtigste Anforderung bestand darin, den bisher hauptsächlich analog geführten Prozess eines rechtlichen Verfahrens zu digitalisieren. So sollten beispielsweise die mit sämtlichen Informationen und Schriftsätzen bisher in Papierform geführten Akten vollständig digital erstellt und auf einer zentralen Plattform zur weiteren Bearbeitung und Auswertung angelegt werden.
Die wichtigste Anforderung bestand darin, den bisher hauptsächlich analog geführten Prozess zu digitalisieren
Damit die Plattform auch von weiteren am Mandat beteiligten Partnerkanzleien mitgenutzt werden konnte, bestand zudem eine wichtige Anforderung in einem ausgefeilten Rechteverteilungssystem. Zudem musste das Tool flexibel genug sein, um auf Entwicklungen im laufenden Verfahren schnell angepasst werden zu können. Anpassungen mussten sofort, teilweise am selben Tag, regelmäßig jedoch innerhalb weniger Tage verfügbar sein. Entwicklungszyklen von mehreren Wochen bis Monaten waren ausgeschlossen.
Dabei sollte die Plattform als zentrale Anlaufstelle des Mandats den gesamten Lebenszyklus eines Rechtsverfahrens digital abbilden: Von vorgerichtlichen Maßnahmen über die Klageeinreichung bis zur Abwicklung und Beendigung des Verfahrens.
Die Lösung: Digitalisierung bei laufendem Mandat
Als technologische Grundlage fiel die Wahl auf die Projektmanagement-Plattform cplace. Gemeinsam mit dem Plattformhersteller collaboration Factory wurde das Tool CMTPro den Anforderungen entsprechend zunächst mit den wichtigsten Basisfunktionen entwickelt, um für das Mandat schnell einsatzbereit zu sein.
Sämtliche für die einzelnen Verfahren relevanten Daten und Schriftsätze konnten von Beginn an digital erfasst, bearbeitet, verwaltet und ausgewertet werden. Zudem sind die Informationen für alle am Mandat beteiligten Mitarbeitenden zentral auf der Plattform zugreifbar im Rahmen ihrer jeweiligen Berechtigungen.
Sämtliche relevanten Daten konnten von Beginn an digital erfasst, bearbeitet, verwaltet und ausgewertet werden
Was zuvor manuell erledigt werden musste, erfolgt nun automatisiert: Benötigte Unterlagen und Informationen stehen auf Knopfdruck zur Verfügung, Schriftsätze werden automatisiert aus dem System heraus erstellt und die Möglichkeit, unterschiedliche Auswertungen zu erstellen, unterstützt die Anwält*innen bei der Entscheidungsfindung und Strategieberatung.
Mit zunehmender Komplexität und wachsender Datenmenge während des laufenden Mandats wurde Dataciders QuinScape als auf cplace spezialisierter IT-Dienstleister für die weitere Entwicklung der Plattform hinzugezogen. Im Vordergrund stand dabei, das Tool auf die spezifischen Anforderungen der Geschäftsprozesse zu optimieren sowie die Funktionalität und Usability für die rasant steigende Anzahl von Nutzern auf eine neue Ebene zu heben.
In agiler Zusammenarbeit mit wöchentlichen Releases wurde das System kontinuierlich optimiert, um mit den dynamischen Entwicklungen des laufenden Verfahrens Schritt zu halten. So wurde unter anderem die Möglichkeit geschaffen, das Tool nicht nur für das deutsche Rechtssystem zu nutzen, sondern auch für den internationalen Einsatz. Darüber hinaus wurden weitere Verbesserungen vorgenommen, wie die Integration mit anderen internen und externen Systemen, und Automatisierungen, wie beispielsweise eine elektronische Fristenkontrolle, realisiert.
Der Erfolg: Next Level Case Management
Mit dem von collaboration Factory und Dataciders QuinScape entwickelten Tool CMTPro wurden in den vergangenen sechs Jahren mehrere zehntausend parallellaufende Rechtsverfahren eines Mandats digital aufgenommen und verarbeitet. Dabei nutzten das Tool in Spitzenzeiten bis zu 50 Partnerkanzleien mit mehr als 800 täglichen Usern und über 5.000 einzelnen Nutzern insgesamt. Zudem wurden mehrere tausend Schriftsätze automatisch aus dem System generiert.
In Spitzenzeiten nutzten das Tool bis zu 50 Partnerkanzleien mit mehr als 800 täglichen Usern und über 5.000 einzelnen Nutzern
Mit diesem Wechsel vom analogen Verfahren mit tausenden Aktenordnern zu einer zentralen, digitalen Plattform wurde der Grundstein zum Next Level Case Management gelegt.
Dr. Dominik Flaig
Rechtsanwalt, Principal Associate, Freshfields
„Ohne die Plattform wäre dieses Mandat schlicht nicht zu bewältigen gewesen. Die Masse an Daten zu erfassen, den Überblick zu behalten, das Wissen mit über 5.000 Beteiligten gleichzeitig zu teilen, unterschiedliche Zugriffe zu ermöglichen, arbeitsteilig über Kanzleigrenzen hinweg zusammenzuarbeiten – all das wäre mit E-Mail und Co. nicht möglich.”
Dr. Dominik Flaig
Rechtsanwalt, Principal Associate, Freshfields
Dr. Stephan Hillenbrand
Rechtsanwalt, Counsel, Freshfields
“Zusammen mit Dataciders QuinScape haben wir das Gesamtsystem in den letzten fünf Jahren auf ein völlig neues Niveau gehoben. Uns begeistert das Team aus Consultants und Entwickler*innen, die unsere Herausforderungen genau verstehen und sich unglaublich schnell in unser Geschäftsfeld eindenken konnten. Die Komplexität, mit der wir heute Prozesse über die Plattform steuern, ist massiv gestiegen. Dies zu bewältigen ist nur möglich, wenn man sich als Team gegenseitig unterstützt, voneinander lernt und die Teammitglieder als Menschen und nicht nur als reine Arbeitskraft wahrnimmt.“
Dr. Stephan Hillenbrand
Rechtsanwalt, Counsel, Freshfields
Success Story teilen
Weitere Success Stories
3 Beiträge
